Assistant(e) Executif(ve) / Chief of Staff - Risk & Technical F/H

Le Groupe AXA est un leader mondial de l’assurance et de la gestion d’actifs, avec 160 000 collaborateurs au service de 105 millions de clients dans 62 pays.
Nous protégeons et conseillons nos clients à chaque étape de leur vie, en proposant des produits et services qui répondent à leurs besoins dans les domaines de l'assurance, de la prévoyance, de l'épargne et de la gestion des actifs. 

AXA Partners est une BU transversale d’AXA qui propose une large gamme de solutions en matière de services d’assistance, d’assurance voyage et de couverture de crédit.

Le rôle d’AXA Partners est aussi de mettre en œuvre des solutions innovantes issues de l’unité AXA Innovation.

Conjuguant passion et expertises de pointe, nous concevons et déployons des solutions à l'échelle mondiale pour nos partenaires, leurs clients et leurs collaborateurs, pour protéger ce qui compte dans les moments importants.

RÉSUMÉ DU POSTE

Dans un contexte d'exécution et de transformation opérationnelles complexes et multi-pays, ce poste est essentiel pour aider le Chief Risk and Technical Officer à gérer et à maximiser les performances de la fonction Risk Management & TEX & Security conformément à notre stratégie SCALE UP, dans le respect des délais, des coûts et de la qualité.

DIMENSION DU POSTE  

Le titulaire de ce poste apporte un soutien essentiel à la responsable en chef des risques et de la technique en travaillant en étroite collaboration avec elle sur les activités quotidiennes, en gérant certaines initiatives clés et en assurant une communication et une coordination efficaces entre les équipes et avec les différents départements. L'EA assure la liaison entre le dirigeant et les autres membres de l'équipe, aide à hiérarchiser et à piloter les projets importants et veille à ce que la fonction fonctionne conformément aux attentes en matière de coûts (respect des budgets, trajectoire des ETP par rapport au plan stratégique). Il joue un rôle essentiel dans la rationalisation des opérations, le pilotage des priorités organisationnelles et le soutien de l'efficacité globale de l'équipe dirigeante de la fonction.

MISSIONS PRINCIPALES

Soutien à la direction

- En partenariat avec l'assistant personnel, anticiper les besoins du chef de service : veiller à ce que le contenu de toutes les réunions soit préparé, que les communications soient rédigées, que les priorités soient hiérarchisées et gérées, que les documents soient stockés et archivés.

- Coordonner et gérer la gouvernance de l'équipe, y compris la préparation des ordres du jour, les présentations, l'enregistrement et le suivi des actions, le suivi et la surveillance de la réalisation des objectifs, la transmission des informations, la coordination des demandes d'information et tout autre soutien nécessaire.

- Veiller à ce que les réunions se déroulent de manière efficace en termes de contenu, de calendrier et de résultats. 

- En collaboration avec l'équipe de direction, préparer des notes et des présentations stratégiques ou opérationnelles pour différents publics : SLT fonctionnel, anticiper et revoir les documents présentés au Comité Exécutif d'AXA Partners ; collaborer étroitement avec les équipes sur des sujets d'intérêt commun afin d'assurer une préparation efficace des réunions et du matériel de présentation.

- S'assurer que les décisions prises sont suivies et mises en œuvre efficacement et que toutes les parties prenantes sont tenues informées des décisions et des actions en temps voulu.

- Fournir régulièrement des idées sur les moyens de clarifier la gouvernance et d'améliorer l'efficacité de la fonction.

- Représenter la cheffe de la fonction dans les réunions si nécessaire.

 

Finances

- Assurer une ambition adéquate en fonction des investissements et contrôler l'exécution et les performances.

 

- Coordonner les calendriers de l'exercice du plan stratégique et de l'élaboration du budget de la fonction avec les RH et les finances.

 

       Coordonner le calendrier des budgets, des objectifs, des prévisions et du suivi du plan stratégique, en collaboration avec tous les subordonnés directs, les RH et les finances.

 

Communication

- Élaborer et mettre en œuvre le plan de communication de Risk Management & TEX & Security en collaboration avec les dirigeants et d'autres parties prenantes clés telles que le HRBP mondial, les équipes de transformation et de changement, les équipes de communication, la direction locale et les champions.

- Soutenir la cheffe de Risk Management &TEX & Security dans la communication avec les équipes à travers le monde par le biais de canaux multiples.

- Organiser les réunions hors site de la direction en collaboration avec les RH, les réunions publiques, les séminaires et les événements afin de garantir une approche de communication forte de la part de la direction.

- Contribuer à améliorer la communication sur notre transformation et nos activités commerciales.

- Maintenir à jour l'organigramme de la fonction.

Ce rôle est flexible et peut évoluer pour couvrir un large éventail de sujets en fonction des besoins de l'organisation.

Le titulaire du poste soutiendra la responsable Risk Management &TEX & Security dans ses relations avec les parties prenantes du Groupe AXA (GRM, GUO, Group Security...). 

 

Relations de travail : 

- SLT RM &TEX & Sécurité 

- Communauté RM &TEX & Sécurité 

- Équipes RM &TEX & Sécurité

- Excom d'AXA Partners, chef de cabinet du PDG d'AXA Partners

- Communauté EA/PA

- Équipe de transformation

- Fonctions de support dédiées à la BU (Finance, RH, Juridique, Conformité, IT, Communication) 

- Directeurs de pays

- Équipes des fonctions centrales

- Diverses parties prenantes du groupe

PROFIL RECHERCHE

- Compétences en communication très efficaces, avec la capacité de s'adapter aux cultures et aux contextes locaux

- Niveau avancé d'analyse et de synthèse

- Bonne compréhension de la gestion du changement

- Expérience du travail à l'échelle internationale avec de multiples fonctions dans une organisation matricielle

- Capacité à travailler à un rythme soutenu dans un environnement ambigu et en évolution rapide

- Esprit de collaboration et capacité à s'adapter à plusieurs styles de leadership tout en garantissant l'impact

- Capacité à travailler avec des équipes sans autorité hiérarchique grâce à de solides compétences en matière d'influence

- Orientation vers la réalisation de projets, avec la capacité d'apprendre et d'adopter une amélioration continue des processus et de l'approche de la mise en œuvre

- Pragmatisme et capacité à opérer à un niveau stratégique global ainsi qu'avec une approche pratique et détaillée

- Transparence et ouverture dans le style de travail, avec le courage de remettre en question et de faire des observations difficiles pour contribuer au succès de l'unité opérationnelle

- Esprit proactif, anticipation des besoins et des actions

- Recherche de l'excellence

- Profonde écoute et humilité

- Sens profond de la confidentialité

- Anglais courant ou bilingue, le français est un atout sans être une obligation, les autres langues des partenaires d'AXA sont des atouts pour ce poste.

En rejoignant AXA Partners, vous travaillerez dans une entreprise responsable qui offre une véritable culture d'expertise et de diversité. Notre objectif est d'accélérer le développement des compétences de nos collaborateurs, tout en proposant une rémunération attractive et compétitive ainsi que des opportunités d’évolution professionnelle. Au sein du Groupe AXA, nous œuvrons tous ensemble pour donner à chacun les moyens de vivre une vie meilleure et c’est une fierté extraordinaire.