Administrative Assistant Travel (H/F/X) - Stage - Paris

Depuis 2014, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil.

Nous trouvons, dans des destinations mythiques ou surprenantes, la maison qui correspond à chacun de nos voyageurs. Nous préparons, façonnons et personnalisons chaque séjour, pour créer une expérience taillée entièrement sur-mesure.

Nous fixons ainsi un nouveau standard dans le marché de la location de luxe. Nous tissons avec nos clients une relation de confiance qui s’inscrit dans le temps.

Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.

Ce poste est à pourvoir sur une durée de 6 mois : du 17 mars au 12 septembre 2025.

Rôle

En tant qu'Administrative Assistant Travel, vous jouerez un rôle central au sein de l’équipe Client Expérience & Conciergerie, en assurant le suivi des règlements clients et partenaires et en coordonnant avec l’équipe Finance. Vous serez responsable de garantir la bonne gestion des paiements et la confirmation des services réservés auprès de nos partenaires.

En haute saison, vous serez également impliqué(e) dans la coordination des services personnalisés de nos clients.

Objectifs

Comptabilité

• Assurer la coordination avec l’équipe Client Expérience & Conciergerie et l’équipe Finance pour un suivi optimal des règlements.

• Suivre la facturation des prestataires à travers l’Europe en effectuant les demandes de paiement auprès de la comptabilité.

• Saisir et enregistrer chaque paiement dans les outils internes pour garantir une gestion précise.

• Clôturer comptablement chaque dossier client pour assurer la transparence et l’exactitude financière.

Coordination des services

• Organiser les réservations de restaurants pour nos clients 🍽️.

• Mettre à jour les itinéraires clients pour s'assurer que chaque étape de leur séjour est planifiée avec soin.

• Maintenir à jour les plannings clients sur l’application Le Collectionist, en garantissant que toutes les informations sont cohérentes et actualisées.

Perks

🚆Remboursement à hauteur de 50% du pass transport

🎂 1 journée off pour ton anniversaire (hors week-end et jours fériés)

🍽️ Des tickets restaurants à hauteur de 8€ (50% part employeur / 50% part collaborateur)

💻 Un ordinateur portable

🎊Des événements toute l’année (Christmas Party, Raclette Party, Summer Party…)

Process :

• Entretien RH en visio avec Marianne (Talent Acquisition Specialist)

• Entretien N+1 en visio avec Giulia ou Théo (Senior Client Experience Managers) ou Stéphane (Client Expérience Assistant)

• Etude de cas

• Présentation de l'étude de cas auprès de Bérangère (Team Lead Paris) et Giulia ou Théo

• Call avec Guillaume (Paris Office Director)

🎓 Formation : Étudiant en finance, comptabilité, gestion ou administration, avec un intérêt pour le secteur du luxe et de l’hospitalité. Si vous venez de l'hôtellerie, c'est toujours un plus !

💻 Compétences techniques : Connaissance des outils de bureautique (Excel, Word), être agile sur des nouveaux logiciels.

🌟 Qualités personnelles : Sens de l’organisation, rigueur, proactivité et capacité à travailler en équipe. Vous avez le souci du détail et êtes orienté(e) vers le service client.

🌐 Langues : Français et très bonne maitrise de l'anglais, à l’écrit comme à l’oral.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux collaborateurs ayant des besoins/aménagements spécifiques liés à un handicap.

• Tickets Restaurants

• Journée off le jour de ton anniversaire

• Remboursement des transports à 50%

• Entretien RH en visio avec Marianne (Talent Acquisition Specialist)

• Entretien N+1 en visio avec Giulia ou Théo (Senior Client Experience Managers) ou Stéphane (Client Expérience Assistant)

• Etude de cas

• Présentation de l'étude de cas auprès de Bérangère (Team Lead Paris) et Giulia ou Théo

• Call avec Guillaume (Paris Office Director)